Guide
d'utilisation
Tout ce dont vous avez besoin pour gérer votre file d'attente et vos rendez-vous au quotidien. Pas besoin de compétences techniques : si vous savez utiliser un navigateur web, vous savez utiliser QR File.
Bienvenue
QR File est votre solution de file d'attente numérique. Vos usagers scannent un QR Code avec leur téléphone, s'inscrivent en quelques secondes, et sont prévenus automatiquement quand leur tour approche.
De votre côté, vous gérez tout depuis un seul écran : qui est en attente, qui passe, les rendez-vous, les statistiques.
Aucune appli
L'usager scanne et c'est parti. Pas d'installation, pas de compte a créer.
SMS automatiques
Vos usagers sont prévenus au fur et a mesure que leur tour approche.
Ultra simple
Un bouton pour appeler le suivant. Un bouton pour marquér absent. C'est tout.
Ce que voit l'usager
L'interface usager est volontairement minimaliste. Deux options seulement, pour ne perdre personne.
Option 1 — Rejoindre la file d'attente
L'usager remplit un court formulaire (nom, prénom, téléphone, type de démarche) et rejoint la file. Il voit ensuite :
- •Sa position dans la file (ex: 4e sur 12)
- •Le temps d'attente estimé (calculé a partir des passages précédents)
- •Une mise à jour en direct à chaque fois que la file avance
Option 2 — Demander un rendez-vous
L'usager choisit une date et un créneau parmi ceux que vous avez définis. Il laisse ses coordonnées et attend votre confirmation.
- •Seuls les créneaux disponibles sont affichés (les créneaux déjà pris sont masqués)
- •Les créneaux sont configurés par vous jour par jour dans les réglages
- •Le RDV reste en attente jusqu'a votre confirmation
File pleine ?
Si la file a atteint le nombre maximum de consultations que vous avez défini, l'usager est automatiquement redirigé vers la prise de rendez-vous. Le RDV créé reçoit alors une priorité haute dans votre liste.
Gérer la file d'attente
L'onglet File de votre espace admin affiché en temps réel tous les usagers en attente et le client en cours de service.
Appeler le suivant
Bouton principal en haut de l'écran
Un clic et tout se fait automatiquement :
- •Le client en cours est marqué comme terminé
- •Le prochain de la liste passe en en cours
- •Il reçoit une notification immédiate (SMS + alerte navigateur)
- •Les usagers proches dans la file sont prévenus par SMS
Marquer comme absent
Quand un usager ne se présente pas
L'usager est retiré de la file et prévenu par SMS. S'il demande un rendez-vous plus tard, celui-ci recevra automatiquement une priorité basse.
Changer l'ordre de passage
Glisser-deposer dans la liste
Vous pouvez deplacer un usager dans la liste en le faisant glisser vers le haut ou le bas. Tous les usagers concernes voient leur position se mettre à jour en temps réel.
Gérer les rendez-vous
L'onglet Rendez-vous liste toutes les demandes de RDV. Elles sont triées par priorité puis par date, pour que les plus urgentes apparaissent en premier.
Confirmer un RDV
L'usager reçoit un SMS de confirmation avec la date, l'heure, et les éventuelles notes que vous aurez ajoutées (par exemple : "Munissez-vous de votre pièce d'identité").
Annuler un RDV
Vous pouvez annuler un RDV et optionnellement proposer un autre créneau. L'usager est prévenu par SMS dans les deux cas.
Replanifier un RDV
Déplacez le rendez-vous vers une nouvelle date et un nouveau créneau. L'ancien RDV est automatiquement annulé et l'usager reçoit un SMS avec les nouvelles informations.
Système de priorité automatique
Vous n'avez rien à faire, le système attribue la priorité tout seul :
Notifications SMS
Le système envoie des SMS automatiquement à vos usagers à chaque étape clé. Vous pouvez aussi envoyer un SMS manuellement si besoin.
SMS envoyés automatiquement
"Vous êtes inscrit en position 4. Temps estimé : 32 min."
Un SMS est envoyé à 5, 4, 3, 2, puis 1 personne restante avant le passage. Jamais deux fois le même message.
"C'est bientôt votre tour ! Veuillez vous présenter à l'accueil."
"Votre RDV est confirmé le 25/03 à 10h30. Documents à apporter : pièce d'identité."
"Vous avez manqué votre passage. Veuillez vous réinscrire ou prendre rendez-vous."
Activer les SMS
Les SMS sont envoyés via le service ClickSend. Pour les activer :
Allez dans l'onglet SMS de votre espace admin
Renseignez votre nom d'utilisateur et votre clé API ClickSend
Choisissez le nom d'expéditeur qui apparaîtra sur les SMS (ex: "Cabinet")
Activez le service et envoyez un SMS test pour vérifier que tout fonctionne
Bon à savoir
Tant que les SMS ne sont pas configurés, le système fonctionne normalement — les usagers sont simplement notifiés via leur navigateur (notification + signal sonore) au lieu de recevoir des SMS.
Statistiques
L'onglet Stats vous donne une vue d'ensemble de votre activité.
Aujourd'hui
- Nombre total de clients
- Clients servis / en attente
- Clients absents
- RDV confirmés
- Temps moyen de service
Sur 7 jours
- Graphique d'évolution (clients par jour)
- Répartition par type de démarche
- Heures de pointe (pics d'affluence)
Réglages
L'onglet Configuration vous permet d'adapter le système à votre fonctionnement.
Nombre max de consultations
Combien de personnes peuvent être dans la file en même temps. Au-delà, les usagers sont redirigés vers la prise de rendez-vous. Par défaut : 20.
Types de démarches
La liste des motifs de visite proposes aux usagers (ex: "Consultation generale", "Renseignement"...). Vous pouvez en ajouter ou en retirér librement.
Horaires de rendez-vous
Definissez vos créneaux disponibles jour par jour (lundi au vendredi). Chaque créneau fait 15 minutes. Vous pouvez activer ou désactiver chaque créneau individuellement.
Documents à prévoir
Un texte libre qui sera communiqué aux usagers lors de la confirmation de leur rendez-vous (ex: "Piece d'identité + justificatif de domicile").
Le QR Code
Le QR Code est installé et configuré par l'équipe Epicxlab lors de la mise en service. Il pointe directement vers l'interface usager de votre établissement.
Mise en service
L'installation du QR Code dans votre établissement (impression, affichage, configuration) est entièrement prise en charge par Epicxlab. Vous n'avez rien à faire de votre côté.
Accès au QR Code
Une fois installé, votre QR Code reste consultable depuis l'onglet QR Code de votre espace admin, si vous avez besoin de le visualiser ou de le télécharger.
Mot de passe
L'accès à l'espace admin est protégé par un mot de passe.
Première connexion
Le mot de passe par défaut est admin123. Changez-le dès votre première connexion.
Changer le mot de passe
Depuis l'espace admin, renseignez votre mot de passe actuel puis le nouveau. Le changement est immédiat.
Questions fréquentes
Un usager peut-il s'inscrire deux fois ?
Non. Le système empêche les doublons en vérifiant le numéro de téléphone. Si un usager est déjà dans la file, il voit directement sa position actuelle.
Que se passe-t-il si je ferme mon navigateur ?
La file d'attente est sauvegardée. Quand vous rouvrez votre espace admin, vous retrouvez exactement l'état où vous l'avez laissé.
Les données des usagers sont-elles conservées ?
Non. Conformément au RGPD, les données de la file d'attente sont automatiquement supprimées après 24 heures. Vous n'avez rien à faire.
Les SMS sont-ils obligatoires ?
Non. Sans configuration SMS, le système fonctionne parfaitement. Les usagers sont notifiés via leur navigateur (signal sonore + notification). Les SMS ajoutent le confort de pouvoir s'éloigner de l'écran.
Combien de personnes peuvent utiliser le système en même temps ?
Il n'y a pas de limite technique sur le nombre d'usagers connectés. Le nombre max de consultations dans la file est configurable par vous (par défaut : 20).
Comment est calculé le temps d'attente ?
Le système calcule la moyenne du temps de service sur les 7 derniers jours, puis multiplie par le nombre de personnes devant l'usager. Plus vous utilisez le système, plus l'estimation est précise.
L'usager a-t-il besoin d'une connexion internet ?
Oui, au moment du scan et de l'inscription. Ensuite, les notifications SMS fonctionnent même sans internet. Si l'usager garde la page ouverte sur son téléphone, les mises à jour arrivent en temps réel.
Puis-je envoyer un SMS manuellement ?
Oui. Depuis l'onglet SMS de l'espace admin, vous pouvez saisir un numéro et un message libre pour contacter un usager directement.
Conditions générales d'utilisation
En utilisant le service Epicxlab, vous acceptez les présentes conditions générales d'utilisation ainsi que notre politique de confidentialité.
Objet du service
Epicxlab fournit une solution de gestion de file d'attente et de prise de rendez-vous par QR Code, destinée aux établissements recevant du public. Le service est exploité par Filoutech (SASU), 21 Avenue Dumont d'Urville, 93270 Sevran (SIRET : 980 660 484 00018).
Données personnelles
Les données collectées (nom, prénom, téléphone, email) sont utilisées uniquement pour le fonctionnement du service. Aucune donnée n'est vendue ni cédée à des tiers. Les données de file d'attente sont automatiquement supprimées après 24 heures, conformément au RGPD.
Sécurité et confidentialité
Filoutech met en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles. L'accès aux données est limité au personnel autorisé de Filoutech et à l'établissement partenaire concerné.
Droits des utilisateurs
Conformément à la réglementation en vigueur, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression de vos données. Toute demande peut être adressée à : Epicxlab@outlook.com
Modification des conditions
Filoutech se réserve le droit de modifier les présentes conditions à tout moment afin de garantir leur conformité avec la législation en vigueur.
Consultez notre Politique de confidentialité pour plus de détails sur le traitement de vos données personnelles.
Comment ca marche
Le principe est simple : un QR Code affiché dans votre salle d'attente remplace la file physique.
Le parcours en 4 étapes
L'usager scanne le QR Code
Avec l'appareil photo de son téléphone. Une page s'ouvre directement dans le navigateur, sans rien installer.
Il s'inscrit dans la file
Il renseigne son nom, prénom, téléphone et choisit sa démarche. Il reçoit immédiatement sa position et le temps d'attente estimé.
Il est prévenu automatiquement
Des SMS lui sont envoyés quand il reste 5 personnes, puis 4, 3, 2, 1 personne avant lui. Il peut s'absenter sans perdre sa place.
Vous l'appelez depuis votre écran
Un clic sur "Appeler suivant" dans votre espace admin. L'usager reçoit une notification immédiate sur son téléphone.